Żyjemy w kraju, w którym pare razy musimy zastanowić się, zanim zniszczymy jakiś papier. Na zwykłym Druku parkingowym widnieje napis, że musimy przechowywać go pięć lat. Podobnie jest z praktycznie wszystkimi papierami.
Źródło: http://www.flickr.com
Jednak jeśli coś dotyczy nas prywatnie, raczej nie powinniśmy obawiać się kontroli. Inaczej jest w momencie, kiedy prowadzimy własną firmę. Aby mieć gwarancję, że w przypadku wizytacji inspektora z urzędu posiadamy wszystkie niezbędne dokumenty, lepiej jest niczego pochopnie nie utylizować. Jednak jak radzić sobie z natłokiem papierów?
W tym przypadku bardzo dobrze sprawdzi się elektroniczna kancelaria. Polega ona na tym, że kupujemy różnego rodzaju programy, takie jak przykładowo kofax, wiecej o kofax które w pojedynkę będą za nas segregować wszelkiego rodzaju papiery. Stosując tego sortu technologie będziemy mogli troszkę odciążyć naszą sekretarkę, która z pewnością i bez tego posiada bardzo dużo obowiązków. Jeżeli prowadzimy korporację, która sprzedaje oraz kupuje wszelkiego rodzaju produkty w dużej liczbie, koniecznie zaopatrzmy się w workflow faktur-wiecej o workflow faktur. oprogramowanie to segreguje wszelkie dokumenty kupna oraz sprzedaży, pomagając namodnaleźć w dowolnym momencie właściwy druk. Nie będziesz już potrzebował przeglądać dziesiątek segregatorów, w poszukiwaniu faktury sprzed kilku lat.
Chciałbyś żeby elektroniczna kancelaria mieściła się w twym biurze? W tym celu trzeba zatrudnić specjalistę z dziedziny informatycznej, który to odpowiednio skoordynuje. Jeżeli twoja firma prowadzona jest w konwencjonalny sposób, wszystkie dokumenty mają jedynie formę papierową, na początku warto zająć się ich cyfryzacją. Może to potrwać pare dni, jednak dzięki temu znacznie usprawnimy naszą przyszła pracę. Poza tym, będziemy wtedy w mocy pozbyć się wszystkich przedawnionych dokumentów, które trzymaliśmy bezwiednie. Kiedy to zadanie będzie ukończone, wówczas możemy wezwać informatyka. Zainstaluje on oraz skoordynuje ze sobą niezbędne programy, takie jak kofax oraz workflow faktur. Jeżeli nie masz nikogo odpowiedniego, wystarczy poszukać w sieci online, tam znajdziemy wiele sylwetek specjalistów tego typu.
Jeżeli pragniesz, żeby praca w twym gabinecie przebiegała jak najsprawniej, niezbędna będzie tobie elektroniczna kancelaria. Składać się ona będzie z wielu programów, które usystematyzują będące w naszym posiadaniu papiery. Żeby zgrać wszystkie ze sobą sprawnie, warto wynająć informatyka.